Avez-vous déjà réalisé un projet sans avoir une idée claire et précise de ce que vous voulez faire, des tenants et aboutissants ?  À le lire ainsi, cela semble illogique et risqué, mais bon nombre d’entre-nous l’avons fait pour se rendre compte, quelques temps après, qu’on aurait dû s’y prendre différemment.

L’avant-projet (ou, si vous préférez, la conception du projet) est l’étape charnière permettant de clarifier les besoins, d’identifier le concept puis d’identifier le bon projet à réaliser.  Compliqué dites-vous ? Certainement pas ! Elle est entièrement dédiée à la bonne réalisation d’un projet.

Très simplement, on a d’abord l’idée ! On doit ensuite jeter un coup d’œil (étude initiale : de préfaisabilité, préliminaire ou d’opportunité) pour finalement examiner en détail (étude de faisabilité détaillée, business case, etc.).  

L’issue du processus d’études initiales permet donc d’avoir une vue d’ensemble exhaustive : la demande; les parties prenantes sont analysées; analysé, formulé et validé le besoin pour en faire un énoncé.  Ensuite, l’étape d’identification du concept quant à elle fera l’analyse du produit (ou service), identifie puis évalue des options menant à un choix.

Finalement, l’identification du projet permet d’adresser l’aspect gouvernance, sa planification, l’analyse des risques, les stratégies de réalisation puis de produire une charte de projet.  La charte de projet est un document permettant d’avoir une entente précise et viable avec le client; elle crée une vision claire et uniforme du projet parmi les parties prenantes et permet à ces dernières d’initier un premier jalon d’acceptation (Go/No-Go); soit à savoir si l’on poursuit avec la réalisation du projet et quelles seraient les meilleures stratégies à mettre en œuvre.

La charte de projet est donc le premier document qui initiera ou non la réalisation du projet; on la présente généralement à l’intérieur d’une rencontre nommée le « kick-off meeting » et son acceptation est requise de façon formelle pour la poursuite vers la phase de réalisation du projet.  Une fois la charte acceptée, tout changement au projet doit être documenté officiellement (c’est ce qu’on appelle une demande de changement – DC) et accepté par les parties prenantes et le sponsor (commanditaire : celui qui finance le projet).

Alors, à la question initiale, faire ou ne pas faire un avant projet ?  Si vous avez déjà en tête tous ces éléments clés menant à la réalisation du projet.  C’est à dire que les besoins sont connus et ont été qualifiés à travers une analyse d’affaires des processus organisationnels; qu’ils sont documentés et ont été revus puis approuvés par les parties prenantes; la solution est aussi choisie et réponds aux besoins issus de ces processus d’affaires – vous connaissez aussi le fit-gap et les écarts résultants sont connus et les mesures de mitigation le sont également.  Sinon, dites-vous qu’en décidant de passer outre cette étape cruciale, vous devrez forcément y revenir si vous choisissez de réaliser le projet et qu’en cours de route, il y a plus d’embuches que de succès à travers les phases et activités qui le comportent.

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